Das Wichtigste
- Wenn Ihr Vertrieb aussieht wie der aller anderen: kaufen statt bauen.
- Individuell lohnt sich, wenn Bestand, Preise oder Freigaben unternehmensspezifisch sind.
- Vergleichen Sie Lizenzen plus Anpassungen plus Umwege – nicht nur die Lizenz.
- Oft ist ein Hybrid richtig: Standard-CRM plus individuelles Betriebssystem.
Standard-CRMs sind hervorragend für übliche Vertriebs-Pipelines. Ein individuelles CRM lohnt sich nur dort, wo Ihr Prozess wirklich anders ist. So erkennen Sie, in welcher Lage Sie sind.
Mit dem Prozess beginnen, nicht mit dem Produkt
Die meisten CRM-Entscheidungen beginnen mit einem Produktvergleich. Besser ist es, den tatsächlichen Prozess aufzuzeichnen: wie ein Lead ankommt, wer ihn betreut, welche Informationen weitergegeben werden, was von wem freigegeben wird und was der Kunde in jeder Phase erhält.
Liegt der Prozess auf dem Papier, vergleichen Sie ihn mit dem Standardmodell der meisten CRMs: Kontakte, Unternehmen, Deals und Phasen. Die Größe der Lücke sollte die Entscheidung bestimmen.
Wann ein Standard-CRM die richtige Antwort ist
Passt Ihr Prozess zum Modell aus Kontakt, Deal und Phase, bietet ein Standard-CRM sofort ausgereifte Funktionen, Integrationen und mobile Apps. Dasselbe individuell zu bauen, ist selten eine gute Investition.
- Ihre Pipeline ist linear und ähnelt der anderer Unternehmen Ihrer Branche.
- Ihre Produkte sind standardisiert, mit Listenpreisen oder einfachen Rabatten.
- Der größte Nutzen liegt in Kontaktverwaltung, E-Mail und Reporting.
- Ihr Team ist klein und muss noch diesen Monat starten.
Wann sich eine Individuallösung lohnt
Individuelle Software lohnt sich, wenn der wertvolle Teil Ihres Prozesses außerhalb des Standardmodells liegt – und Teams ihn in Tabellen neben dem CRM betreiben.
In unserer Arbeit für einen Natursteinhändler ist zum Beispiel jede Platte ein Unikat und liegt in einem bestimmten Lager. Die richtige Platte im Moment des Angebots zu reservieren, war die wichtigste Aufgabe des Systems. Kein Standard-Deal-Objekt konnte das ohne massive Anpassung abbilden.
- Der Bestand ist einzigartig, reserviert oder standortgebunden.
- Preise hängen von Regeln, Konfigurationen oder kundenspezifischen Vereinbarungen ab.
- Freigaben betreffen mehrere Rollen mit bedingter Logik.
- Vertrieb, Betrieb und Finanzen müssen dieselben Live-Daten teilen.
Die Gesamtkosten ehrlich vergleichen
Die Lizenzkosten sind die sichtbare Zahl. Die Gesamtkosten eines Standard-CRMs umfassen Preise pro Nutzer bei wachsendem Team, kostenpflichtige Add-ons, Anpassungsarbeit, Integrationsarbeit und – oft der größte Posten – die Zeit, die Mitarbeiter mit Umwegen verbringen.
Ein individuelles System hat höhere Anfangskosten und geringere Kosten pro zusätzlichem Nutzer. Es braucht außerdem laufende Wartung. Stellen Sie beides über mehrere Jahre nebeneinander, bevor Sie entscheiden.
Die Hybrid-Variante
Viele Unternehmen landen bei einem Standard-CRM für Kontaktverwaltung und E-Mail und einem individuellen Betriebssystem für die unternehmensspezifischen Teile, verbunden über APIs. So bleiben die ausgereiften Funktionen des Produkts erhalten, und der besondere Prozess bekommt ein richtiges Zuhause.
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